RAPPORT DU CONSEIL SYNDICAL RÉSIDENCE « VILLA ROMANCE »

Établi le 23 décembre 2021 en vue de l’Assemblée Générale du 27 janvier 2022

 

 

 

À l’occasion de l’Assemblée Générale (AG), le Conseil Syndical (CS), vous présente son rapport d’activité qui comporte quelques explications sur les événements importants et les dépenses de l’exercice clos au 30 juin 2021 et le bilan des actions menées par les membres du CS. En tant, que présidente du CS, j’en assume la rédaction et son contenu d’après les donnés (administratives et comptables) obtenues dans le délai imparti. Ce rapport a été visé par les conseillers dans son contenu et sa forme.

 

Les membres du CS remercient les copropriétaires présents à cette assemblée et ceux qui, malgré leur absence, ont pensé à donner leur pouvoir, afin que le quorum nécessaire pour le vote de résolutions importantes soit atteint.

 

 

Mot de la présidente du Conseil Syndical

 

« Mesdames, Messieurs,

 

Ce rapport (plus court que celui des années précédentes) ne présente qu’un panorama rapide des dossiers en cours, traités ou à traiter au sein de la  copropriété. Durant la période (1^er juillet 2020 à la date de rédaction du présent document) nous avons travaillé sur de nombreux sujets et vous trouverez ci-dessous le bilan de chacun des pôles. Je vous invite à en discuter le cas échéant avec les conseillers syndicaux ou à nous faire parvenir vos réactions : villaromance92@gmail.com

 

Je tiens à remercier les conseillers syndicaux élus par l’AG du 25 juin 2019 (mandat de 22 mois en raison de la crise sanitaire qui, en conséquence ont assuré les 10 premiers mois de l’exercice 2020-2021) et ceux élus par l’AG du 26 avril 2021, pour leur action et le temps consacré bénévolement pour réaliser leur mission. Je remercie également toutes les personnes qui tout au long de ces derniers mois m’ont témoignée leurs encouragements et leur soutien ».

 

 

LE CONSEIL SYNDICAL

 

Le Conseil Syndical de la Villa Romance élu pour un mandat d’un an par l’AG du 26 avril 2021 (qui s’est tenue par correspondance) est composé de 9 membres : M. CALZETTA (35), M. DADAT (35), M. DESCHAMPS (31), M. DI STEFANO (35), Mme GERBIER (35), Mme MARCK (31), Mme REFES (37), Mme SANTINI (33) et Mme VICARIO (35) arrive à son terme. Deux conseillers ont démissionné en cours de mandat, Mme GERBIER (5 mai) et M. DADAT (29 juin).

 

Afin de pourvoir aux besoins de la copropriété, tous les postes des commissions de travail ont été distribués. Pour mener au mieux nos missions, nous avons appliqué une méthode de travail rigoureuse appliquée à tous les dossiers importants ou non, et à l’ensemble des questions à régler. Nous avons énormément échangé par courriels et/ou entretiens téléphoniques entre nous mais aussi avec les interlocuteurs du Syndic pour faire le point sur la gestion financière et sur les dossiers ou problèmes en cours (maintenances, travaux, sinistres, dégradations et incivilités, demandes de résidents, etc.), et prendre les décisions qui s’imposaient.

 

Le CS a tenu une réunion mensuelle d’une durée de 3 à 4 heures pour suivre l’avancée des dossiers, des travaux, des projets et procédures en cours. Chaque réunion a fait l’objet d’un ordre du jour, d’un compte-rendu de séance et d’un procès-verbal.

 

Des visites contractuelles d’immeubles ou ponctuelles dans le cadre de l’entretien des parties communes et des équipements (prestataires de services) et de la mission d’architecte ABCDOMUS (chargée d’études) mobilisant le Syndic, les intervenants et plusieurs conseillers syndicaux ont eu lieu.

 

Les actions du CS ont été nombreuses et ont concernés divers domaines. Il a surtout assisté et guidé le Syndic dans sa mission en :

 

• Participant activement à l’élaboration et au choix des devis et en assurant un suivi administratifs très régulier ;
• Prenant les décisions qui s’imposaient sur la gestion quotidienne et en relançant parfois les différents    intervenants ;
• Préparant l’AG du 27 janvier 2022 (état des dépenses 2020-2021, budget, ordre du jour…).

 

La collaboration s’est faite de façon tout à fait satisfaisante et efficace avec notre gestionnaire, M. COLLANGE, qui a toujours été très actif pour répondre à nos demandes ou interrogations et traiter les problèmes. Le CS propose donc la reconduction du Syndic CITYA-CHAMBRAS dans ses fonctions pour le prochain exercice.

 

 

BILAN DU PÔLE COMMUNICATION ET INFORMATION

 

Notre objectif a été de renforcer la communication et l’information afin que chaque copropriétaire et locataire soit au courant de ce qui se passe dans notre résidence. Mais aussi dans le but de permettre à chaque copropriétaire d’arriver à la prochaine AG non pour y découvrir les résolutions mais en ayant une connaissance suffisante des dossiers dans la perspective d’échanges éclairés et constructifs. Pour ce faire, le CS vous rappelle les différents outils et moyens mis à votre disposition.

 

Le CS est à votre écoute pour tous les problèmes quotidiens de la résidence. N'hésitez pas à nous signaler les dysfonctionnements ou faire part de vos remarques. Pour nous contacter : villaromance92@gmail.com

 

Deux élues ont accueilli les nouveaux arrivants et procédé à de nombreux affichages (CR de réunions et visites contractuelles, notes d’information) dans les vitrines des halls d’entrée et les parties communes (ascenseurs et locaux à poubelles).

 

Un livret d’accueil a été remis à chaque nouveau résident. Ceci dans le but d’informer ce dernier de l’organisation et du fonctionnement de notre résidence.

 

Le site internet de la Villa Romance a été mis à jour régulièrement. De nombreux bulletins avec parfois photos ou illustrations ont été publiés.

https://residence-villa-romance-92290-chatenay-malabry.asso-web.com

 

Le compte-rendu de chaque réunion du CS a été affiché dans les halls d’entrée et mis en ligne sur le site de la Villa Romance. Il est produit après chaque réunion et à la disposition de tous les résidents.

 

Le procès-verbal des mêmes réunions retranscrit tous les échanges nominatifs et dans le détail entre les membres du CS. Il est à la disposition des copropriétaires sur My Citya mon espace client  (www.citya.com). A savoir, le PV peut être transmis par voie électronique aux copropriétaires qui en font la demande sur la messagerie du CS.

 

 

BILAN DU PÔLE QUALITÉ DE LA VIE ET PETITS TRAVAUX

 

Vie dans l’immeuble

 

En procédant à l’acquisition d’un appartement, chacun a pris connaissance du règlement de copropriété, par là-même, a pris l’engagement de le respecter. Certains copropriétaires se sont placés délibérément en porte-à-faux par rapport à nos règles. De plus, de nombreuses incivilités (dépôts d’objets divers et encombrants en tout genre dans les locaux à poubelles, le parking ou sur le trottoir, consignes de sécurité et du tri sélectif non respectées…) ont été constatées dont certaines ont nécessité l’envoi de courrier nominatif et/ou l’intervention d’un professionnel ou des élus. Le CS espère vivement que chacun fera les efforts (petits efforts !) qui permettront de rendre plus aisée la vie en commun.

 

Suite à la décision de l’AG du 26 avril 2021 d’ester en justice Monsieur CAL..... (résolution 19) pour les panneaux de plexiglass qu’il a installé sur les gardes corps de ses deux terrasses (lot 80 bâtiment 35) le dossier est entre les mains du cabinet d’avocats WEINSTEIN.

 

Actions menées par le CS

 

Nous n’avons pas réalisé de travaux importants depuis la dernière AG, mais nous avons poursuivi l’entretien de nos équipements autant que nécessaire. En liaison avec le Syndic, le CS a suivi tous les travaux (des appels d’offres à la réception des travaux), remis aux résidents les commandes de badge VIGIK ou télécommande parking et l’étiquette normalisée pour leur boîte aux lettres, fourni la bâche de protection ascenseur, donné l’accès pour le raccordement à la fibre optique, etc. Concernant la gestion des interphones, l’enregistrement des noms sur les platines a été assuré par un prestataire en raison de l’abandon de ce poste par le CS N-1 (faute de moyen humain) et délaissé par les 2 membres habilités du CS actuel.

 

À la suite de l’audit réalisé en mai 2021 pour l’harmonisation et le remplacement du parc des conteneurs de la résidence, tous les conteneurs des déchets ménagers, d’emballages, à verre et à déchets végétaux ont été remplacés en juillet 2021 et une signalétique claire des consignes a été affichée dans chaque local à poubelles.

À savoir : à partir du 1^er janvier 2022, la collecte des encombrants se fera uniquement sur rendez-vous au 0 800 029 292 (appel gratuit) ou sur le site internet de la Vallée Sud Grand Paris : www.valleesud.fr/fr/vallee-sud-recycle.

 

Entretien, maintenance et travaux (exercice comptable 2020-2021)

 

Les entreprises ont été reçues à chaque fois par un représentant du CS, soit dans le cadre d’un devis, soit pour des maintenances contractuelles ou des travaux dans les parties communes. Le CS a été vigilant sur les prestations et interventions ponctuelles des entreprises dans les différents points de la résidence.

 

La maintenance des extracteurs, des pompes de relevage, de la V.M.C (Ventilation Mécanique Contrôlée) et des Blocs Autonomes d’Éclairage de Sécurité (BAES) a été effectuée par l’entreprise MANTECH et celle des extincteurs et du système de désenfumage horizontal par la société BOUVIER. La société KYO a assurée celle des ascenseurs et de la porte automatique du parking. L’entretien des espaces verts a été fait par l’entreprise ARFI et celui des parties communes par l’entreprise SOS PROPRETÉ.

 

• Les 8 arbres ont été élagués par l’entreprise ARFI. Un paillage des arbustes a été réalisé en raison de l’instauration de la loi qui interdit l’utilisation de produits phytosanitaires dans les jardins de copropriétés.
• La gâche et la serrure de la porte du portillon (33-35) ont été remplacées par l’entreprise MANTECH, ainsi que le ferme-porte défectueux.
• Les vérins et l’armoire de commande de la porte automatique ont été remplacés par le société KYO.
• Le nettoyage des 2 niveaux du parking a été réalisé par l’entreprise SOS PROPRETÉ (16 emplacements non pu être nettoyés car des résidents non pas sortis leur véhicule).
• Plusieurs interrupteurs, minuteries modulaires, ampoules et BAES hors services ont été remplacés et une horloge astrologique installée (éclairage nocturne des allées de cheminement 33-35 et des auvents des 4 immeubles) par l’entreprise MANTECH.
• Les fosses à tapis des halls d’entrée 35 et 37 ont été creusées et les tapis usagés remplacés par l’entreprise CERUTTI.
• Un pré-cadre vitré de la porte d’entrée du 35 a été reposé par l’entreprise VITRÉCLAIR.
• Des problèmes d’accessibilités au bâtiment 35 ont nécessité l’intervention d’un serrurier (réglage de la porte d’entrée qui frotte et raye le sol, pose d’une barre de pivotement sur l’ouvrant pour renforcer la porte, fixation du bâton de maréchal de la 2^ème porte du hall) et au bâtiment 37 (réglage de l’ouvrant de la porte d’entrée qui bute contre le laiton de la fosse à tapis et remplacement d’un ferme-porte défectueux).
• Des infiltrations d’eau de pluie (principalement dues à des défauts d’étanchéité) ont causé des désordres dans des logements et le bâti. Des entreprises spécialisées sont intervenues pour recherche de fuite et traiter les zones incriminées par ces infiltrations (remplacement des tuiles cassées des brisis des toitures 33 et 35, réfection du joint défectueux du Velux de toit du 37, pose d’une bâche sur la couverture du 35 et travaux d’étanchéité d’une terrasse-toiture inaccessible pour DDE dans le logement 80).

 

À titre indicatif (liste non exhaustive) des travaux déjà réalisés pour le prochain exercice comptable 2021-2022 : remplacement des BAES HS, nettoyage et dégorgement des canalisations du jardin et de 3 regards extérieurs, pompage et dégorgement au -1 du parking et hydrocurage des canalisations au -2, réfection partielle du marquage au sol de l’aire de débattement de la porte automatique du parking.

 

 

BILAN DU PÔLE GRAND TRAVAUX

 

Le CS attire l’attention de chaque copropriétaire sur le fait que nos immeubles ont 21 ans et ont commencé depuis quelques années à présenter quelques désordres (fissuration des dalles des balcons, éclats de maçonnerie et fers apparents, bandeaux pollués par de la mousse, encrassement général des peintures sur maçonnerie, décollement et chute du crépi de façade…) liés à l’usure du temps et de la pollution. Que des infiltrations régulières affectent les derniers étages des différents bâtiments en raison du très mauvais état des terrasses-toitures inaccessibles et des couvertures qui ont nécessité des travaux conservatoires souvent très lourds financièrement à supporter.

 

Il est important que chaque copropriétaire ait conscience de la situation actuelle et de la nécessité de préservation de son patrimoine. Un ravalement avec des travaux de toitures est une décision importante pour la vie de la copropriété et lourde de conséquence pour le porte-monnaie des copropriétaires. Il est donc nécessaire que chacun y porte un intérêt soutenu pour que ce projet se réalise sans devenir une épreuve insurmontable. 

 

L’AG tenue le 26 avril 2021 a missionné le CS (résolution n° 14) afin de choisir l’architecte ou le bureau d’études qui réalisera la mission d’architecte en vue du ravalement futur des immeubles et des travaux d’étanchéité des terrasses-toitures inaccessibles.

 

À l’unanimité, vos conseillers syndicaux ont choisi la société ABCDOMUS pour réaliser cette étude qui s’élèvera à 6 300 euros HT (cumul du montant des devis joints à la convocation). Comme précisé dans le procès-verbal de l’AG le montant ne devait pas excéder le budget voté à 6 500 euros HT. Suite à une demande émise par les membres du CS sortant de fusionner les 2 propositions de devis spécifiques et négocier le coût à la baisse, notre gestionnaire, Monsieur COLLANGE, a obtenu une réduction importante de la part de la société ABCDOMUS. Cette nouvelle offre (qui inclut en plus l’étude des couvertures) se chiffre à un montant de 5 100 euros HT.

 

Les membres du CS et le représentant du Syndic sont conscients des questionnements que peut engendrer ce type de projet, c’est pourquoi nous souhaitons vous donner quelques explications lors de l’AG sur les conclusions de cette étude et des actions réalisées. Néanmoins, pour vous tenir informer avant l’AG, le CS vous invite vivement à lire les PV de nos réunions mis à votre disposition sur l’extranet du Syndic ou à votre demande et le rapport de diagnostic ABCDOMUS joint à la convocation.

 

 

BILAN DU PÔLE FINANCES

 

Le CS a suivi régulièrement les impayés de charges. Des courriers de relances et des mises en demeure ont été envoyés aux copropriétaires qui ne s’acquittaient pas de leurs charges courantes.

 

Par jugement du 5 mars 2020 M. SAB.... (copropriétaire défaillant) a été condamné au paiement des sommes suivantes : charges 3 456,48 €, frais 662,80 €, dommages-intérêts 700 € et article-700 (remboursement d’une partie des dépens) 900 €. Le jugement rendu le 26 novembre 2021 par le Juge de l’exécution (JEX) déboute M. SABADEL de sa demande d’annulation de la saisie-attribution (signifiée le 17 juin 2020) contestée (laquelle n’avait pas permis de bloquer quelque somme que ce soit) et l’autorise à se libérer de sa dette en 6 mensualités de 953,00 €.

 

L’état financier arrêté au 30 juin 2021 (annexe 1) fait apparaître un montant total des comptes copropriétaires débiteurs de 17 195,58 €, soit 14.33 % du budget prévisionnel. Il est demandé à chaque copropriétaire de bien respecter les dates d’exigibilité des appels de fonds afin d’avoir les ressources essentielles pour payer les dépenses collectives et préserver l’équilibre financier de la résidence.

 

Le contrôle des comptes a été effectué en décembre 2021. Quelques actions correctives ont été apportées à l’état des dépenses courantes mais il n’y a pas de difficulté particulière à ce sujet. Les frais de pénalités (6,53 €) pour retard de paiement de 5 factures EDF (août 2021) et postaux (424,96 €) pour l’envoi du rapport du CS AG 26 avril 2021 ont été supportés par le Syndic et une facture manquante réclamée au fournisseur pour rectifier cette irrégularité.

 

Une anomalie a été constatée sur l’état de répartition des consommations d’eau. Le compteur divisionnaire du lot 068 REI.. est bloqué sur 450 m³. Une action a été demandée au Syndic pour résoudre ce problème afin que le copropriétaire paie l’eau qu’il a consommé. Dans l’attente de régulariser sa situation, un forfait (consommation estimée) a été appliqué.

 

Le budget voté et appelé était de 120 000 euros et le réalisé s’élève à 122 677,03 euros, soit +2.23 %. C’est donc 2 677,03 euros qui vont être appelés, après approbation des comptes, sur les comptes des copropriétaires suivant leurs tantièmes et les postes de charges. Le dépassement budgétaire est du à des travaux imprévus sur la porte automatique du parking (4 197,60 €) et des mesures conservatoires urgentes sur une terrasse-toiture inaccessible et la couverture du bâtiment 35 au dessus du logement 80 (3 523,24 €).

 

Les postes du prochain exercice ont été réévalués en fonction des dépenses réalisés durant l’exercice écoulé. Le budget prévisionnel 2021-2022 est identique à l’exercice dernier, soit 120 000 €, et celui de 2022-2023 a été actualisé à 125 000 euros, soit une révision de 4.17 %.

 

Les frais d’honoraires de gestion 2021-2022 sont fixés à la somme de 18 000 euros TTC (sans valorisation de l’exercice précédant), soit 18.29 €/logt/mois.

 

 

CONCLUSION

 

Le CS tient à vous remercier pour la confiance que vous lui avez accordée. Nous comptons sur l’ensemble des résidents pour maintenir un cadre de vie agréable à tous au sein de notre copropriété.

 

Le projet de ravalement de façade et la réfection de l’étanchéité des terrasses-toitures et couvertures de nos 4 immeubles est un dossier important complexe et onéreux qui se présente à nous pour les prochains mois mais qui permettra de revaloriser notre patrimoine.

 

                                                                           

 

                                                                            Pour le Conseil Syndical

                                                                            Sa présidente

                                                                            Madame MARCK